Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare

Într-un flux nesfârșit de cazuri, vă puteți pierde, uitați ceva sau pur și simplu nu aveți timp să faceți. Cazurile neîndeplinite, acumulează și cântăresc următoarea zi cu noi oportunități. Și din nou aceeași problemă: nu a avut timp, a uitat, a pus-o pe mâine.

Astfel de situații apar adesea cu cei care nu pot planifica, iar acest lucru nu este surprinzător, deoarece procesul de planificare necesită anumite abilități de gestionare a timpului și o atenție deosebită.

Există o mulțime de tehnici de planificare care vă permit să maximizați beneficiile dvs. atunci când utilizați corect resursele de timp. Iată un exemplu de tehnică cea mai eficientă și necomplicată, numită "Matricea Eisenhower" sau "Piața Eisenhower".

Matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower - acesta este principiul prioritizării, care permite rezolvarea celui mai mare număr de sarcini pe parcursul zilei.

Acest principiu este unul dintre cele mai populare în timp de gestionare. Ele sunt folosite în întreaga lume: de la lucrători obișnuiți până la șefii unor mari organizații de corporații renumite în lumea întreagă.

Fondatorul acestui principiu este Dwight David Eisenhower (al 34-lea Președinte al SUA). Având în vedere slujba sa, el și-a optimizat programul de lucru datorită sistematizării cazurilor în funcție de importanța lor, ceea ce a condus la crearea unei tehnici proprii, care se distinge prin simplitatea și unicitatea sa.

Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare

Eisenhower a împărțit cazurile în 4 categorii și le-a introdus într-un tabel, în care a identificat în mod clar patratele, permițând repartizarea sarcinilor planificate în funcție de urgența și importanța lor (a, b, c, d).

exemplu:

Fiecare pătrat este caracterizat prin misiunea sa:

• "A" - urgență imediată;
• "B" - important, cu care poți să aștepți;
• "S" - nu de primă importanță, ci de urgență;
• "D" - non-urgent și neimportant.

Punerea priorităților în acest mod, Puteți învăța să controlați timpul, care vor ajuta la atingerea obiectivelor stabilite, vor îmbunătăți performanța în implementarea sarcinilor planificate și vor afecta succesul într-o anumită activitate.

Pentru a stabili priorități în conformitate cu principiul lui D. Eisenhower, este necesar să se studieze în detaliu categoriile (pătrate) din tabelul său.

Cazuri importante și urgente (categoria a)

Pătratul acestei categorii se încadrează în sarcinile planificate, care sunt cele mai semnificative și foarte urgente. Conform principiului Eisenhower acest pătrat trebuie să fie gol pentru o nouă intrare de zi cu zi gratuit pentru o persoană care deține abilități de gestionare a timpului, va da posibilitatea de a începe urgența cazurilor și pentru a preveni situația critică în cazul eșecului lor.

Se întâmplă adesea ca cazurile de la pătratul "b" să se mute în pătrat "a" din cauza leneții umane obișnuite, care este unul din motivele pentru umplerea acesteia. Uneori poate fi cu toată lumea, dar în cazul relocării zilnice a cazurilor de la pătrat la pătrat, merită să se facă auto-disciplina.

Pentru a evita apariția unor sarcini neîndeplinite în pătratul "a", este necesar să se îndeplinească sarcinile altor categorii în timp util și să se respecte cu strictețe lista de cazuri pentru acest pătrat. De asemenea, puteți utiliza metoda delegării (re-atribuirea sarcinilor unei persoane), care vă va permite să rezolvați sarcinile și să nu lăsați cozile de lucru care nu au fost realizate.

Lista cazurilor pentru pătratul "a":

• afectând negativ atingerea obiectivului;
• problematică, care poate provoca probleme;
• legate de sănătate.

Cazuri importante, non-urgente (categoria b)

Cazurile cele mai promițătoare și prioritare sunt deseori menționate în această categorie. Eisenhower le atribuie un rol semnificativ, deoarece punerea lor în aplicare este cheia succesului. După cum arată experiența, dacă este responsabil să folosească timp atunci când face cazuri incluse în pătratul "b", atunci Rezultatele bune se vor simți foarte curând.

Avantajul acestui pătrat este acela că timpurile importante au timpul necesar, care permite rezolvarea problemelor constructiv și deliberat, pentru a vă dezvălui pe deplin potențialul și pentru a gândi (analiza) activitatea. Dar este important să știm că aceste cazuri nu ar trebui amânate, deoarece există riscul de a le muta în primul pătrat, ceea ce este inadmisibil în conformitate cu principiul lui Eisenhower.

Exemple de cazuri și probleme ale pătratului "b":

• planificarea proiectului;
• parteneriat (căutare, cooperare);
• rezultatele proiectelor finalizate (evaluarea lucrărilor efectuate);
• căutați perspective de dezvoltare.

În ceea ce privește viața de zi cu zi, experții recomandă includerea în această casetă a cazurilor legate de planificare, studiu, sport, dietă etc.

Cazuri urgente și neimportante (categoria c)

Această categorie include activități secundare care nu sunt urgente. Deseori se întâmplă ca o persoană să se grăbească să îndeplinească sarcinile cele mai puțin importante și, prin urmare, să fie eliminată din obiectivul stabilit. Matricea Eisenhower necesită o utilizare precisă a tehnologiei, astfel încât să nu faceți greșeli în clasificarea sarcinilor.

La stabilirea priorităților, nu este necesar să confundăm problemele legate de pătratul "c" cu problemele din pătratul "a". Iată un exemplu de posibilă confuzie:

Șeful dă o ordine care necesită o execuție urgentă, dar această instrucțiune nu se aplică lucrării. Această sarcină ar trebui să fie pusă în pătrat "c" și considerată importantă, dar nu urgentă, deoarece este imposibil să se îndepărteze de obiectivele intenționate, pierzându-ți astfel timpul cu ceea ce distrage atenția de la principal.

Exemple de cazuri și probleme ale pătratului "c":

• Clienți neprevăzuți care necesită atenție;
• întâlniri urgente neplanificate;
• a scăpa de necazurile care au apărut din propria sa neglijență.

Cazuri non-urgente și neimportante (categoria d)

Acestea sunt sarcini care sunt gata să aștepte pentru resursele lor de timp, cât de mult va fi nevoie sau poate nu este fezabil deloc. Mai degrabă, această categorie include cazuri simple și interesante, dar nu le lipiți, ele încetinesc doar fluxul de lucru și se îndepărtează de la obiectiv.

Exemple de cazuri și probleme ale patratului "d":

• convorbiri telefonice goale;
• evenimente de divertisment;
• orice evenimente care distrag atenția de la locul de muncă.

Punând priorități pe principiul matricei Eisenhower, puteți, fără îndoială, avea timp să faceți multe lucruri și să vă apropiați de obiectiv, dar nu uitați că munca este principala sursă de succes, cu o gestionare corectă a timpului.